3 pierwsze kroki na drodze do kariery

 

Krok pierwszy: List motywacyjny, czyli jak zwrócić na siebie uwagę pracodawcy

„Nie cierpię tego robić” – to pierwsza myśl, jaka wielu z nas przychodzi do głowy, kiedy siadamy przed komputerem, by napisać list motywacyjny. Jak opisać siebie na stronie A-4 tak, aby potencjalny pracodawca w ogóle zwrócił na nas uwagę? Jeśli list wyda mu się nudny, możesz sobie wyobrazić, z jakim zapałem zabierze się do czytania Twojego curriculum vitae.

List motywacyjny powinien odpowiadać na dwa zasadnicze pytania:

  • Jakie motywy skłaniają Cię do starania się o dane stanowisko?
  • Dlaczego uważasz, że nadajesz się do podjęcia pracy tego typu?

Zawsze lepiej skierować list do konkretnej osoby prowadzącej rekrutację, nie zaś adresować do całej firmy (lub działu). Listy rozpoczynające się od słów „Szanowny Panie/Pani” zazwyczaj lądują w koszu na śmieci. Z pewnością warto więc zadać sobie trud ustalenia imienia, nazwiska, tytułu zawodowego owej osoby.

BUDOWA LISTU MOTYWACYJNEGO

1. Zdania wprowadzające

Zacznij od wprowadzenia. Napisz, dlaczego postanowiłeś ubiegać się o tę pracę i jakim stanowiskiem jesteś zainteresowany, np.: „Po przeczytaniu ogłoszenia w Gazecie Wyborczej, zdecydowałem się na ten śmiały krok i niniejszym zgłaszam swoją kandydaturę na stanowisko menadżera w dziale obsługi klienta”.

2. Kilka zdań w postaci akapitów

Ażeby zachęcić daną osobę do przeczytania Twojego CV, spróbuj przedstawić swój możliwie najbardziej pozytywny obraz. Podkreśl zalety, kwalifikacje, zaakcentuj, że predysponują Cię one do objęcia danego stanowiska (z racji np. wykształcenia, dyspozycyjności, zdolności, odpowiednich predyspozycji psychicznych itd.) . Opisuj swoje mocne strony w odniesieniu do jego potrzeb. I tak, zamiast: „…ukończyłem kurs negocjacji biznesowych…” napisz raczej: „…kurs negocjacji biznesowych pomógł mi uporządkować wiedzę i praktycznie przećwiczyć zachowanie w sytuacjach zawodowych…”. W tej części możesz wyjaśnić pewne fragmenty CV, które tam, ze względu na formę nie mogły zostać szerzej opisane.

3. Zakończenie

Kończąc swój list, podziękuj za poświęcony Ci czas i zasugeruj konkretne działanie, np.: „Pozwolę wyrazić nadzieję, że będę się mógł osobiście przedstawić w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej”.

Nie zapomnij o końcowej formule grzecznościowej. Zamiast używać standardowego: „Z wyrazami szacunku” wykaż się odrobiną kreatywności. „Z najlepszymi życzeniami” lub „Z wiarą w owocną współpracę” zabrzmi równie niewinnie, a jednocześnie zwróci uwagę.

List motywacyjny powinien być zwięzły (w zasadzie nie dłuższy niż jedna strona formatu A-4), wolny od błędów językowych, stylistycznych, logicznych, estetycznych i logicznie rozplanowany, napisany na maszynie lub wydrukowany.

  • IMIĘ I NAZWISKO
  • Adres
  • Numer telefonu
  • E-mail
  • Dzisiejsza data
  • Imię i nazwisko adresata
  • Zajmowane stanowisko (tytuł zawodowy)
  • Nazwa zakładu pracy
  • Adres
  • Szanowny/a Panie/Pani… (tytuł, stanowisko służbowe)

Rozpocznij swój list od zdania, które przykuje uwagę odbiorcy. Możesz użyć cytatu, pytania retorycznego lub nietuzinkowego stylu. Pamiętaj o sprecyzowaniu celu listu i źródła pochodzenia informacji o możliwości zatrudnienia. Nie proś o przyjęcie Cię do pracy.

Jeden do dwóch akapitów przeznacz na uzasadnienie Twojej aplikacji i odpowiedź na pytanie, dlaczego aplikujesz na to stanowisko:

  • wymień motywy zmiany lub podjęcia pracy,
  • uzasadnij, że to właśnie Ciebie powinien zatrudnić pracodawca,
  • pokaż korzyści z zatrudnienia Ciebie,
  • podkreśl Twoje atuty, zwróć uwagę na cechy osobowe, które mogą być przydatne w pracy,
  • podawaj dane, które da się zweryfikować,
  • wyjaśnij wątpliwości, które mogły pojawić się podczas analizy CV.

W ostatnim akapicie nie zapomnij zasugerować formy dalszego kontaktu. Określ osobę, która podejmie kolejny krok (możesz „się skontaktować” lub „poprosić o kontakt”) oraz datę (dokładną lub przybliżoną). Podziękuj za poświęconą Ci uwagę i wyraź nadzieję, że będziesz mógł się osobiście przedstawić w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej.

  • Pozdrowienie
  • (podpis odręczny)
  • Imię i nazwisko

Krok drugi: CV, czyli jak dobrze zaprezentować się na kartce papieru

Napisanie Curriculum Vitae może nastręczyć pewnych problemów, pamiętaj jednak, że właściwe przygotowanie może otworzyć Ci bramę do przyszłej kariery. Z pewnością warto więc dobrze je przemyśleć, pisząc poświęcić mu odpowiedni czas i wysiłek. W zależności od celu sporządzenia CV, jak również od stopnia Twoich kwalifikacji, przeszłości zawodowej i posiadanych cech, możesz zdecydować się na CV chronologiczne, funkcjonalne lub celowe. Każde z nich pozwoli Ci we właściwy sposób skutecznie zaprezentować własną osobę.

CV CHRONOLOGICZNE jest najbardziej tradycyjnym sposobem sporządzania CV. Życiorys taki stworzony został z myślą o osobach posiadających wieloletnie doświadczenie, poruszających się w obrębie tej samej dziedziny zatrudnienia. W takim schemacie, zajmowane stanowiska wymieniane są w kolejności odwrotnej do chronologicznej, czyli od ostatniego do pierwszego. Jeżeli nie masz bogatych doświadczeń zawodowych, lepiej jest je poprzedzić informacją o ukończonych szkołach i kursach, co skoncentruje uwagę czytającego na Twojej wiedzy akademickiej. Dobrym zwyczajem jest podanie krótkich, zwięzłych informacji o firmie, w której pracowałeś, wraz z zakresem obowiązków i odpowiedzialności.

CV FUNKCJONALNE uwypukla umiejętności i zalety, bez mocnego koncentrowania się  na poprzednich miejscach i rodzajach zatrudnienia. Jest w stanie przekonująco zaprezentować korzyści wynikające ze zmian rodzaju zatrudnienia. Jeżeli wielokrotnie zmieniałeś miejsce pracy, kwalifikacje lub wykonywany zawód, wybór tego rodzaju CV będzie korzystny. Odsuwając na dalszy plan historię zatrudnienia, znakomicie sprawdza się w przypadku studentów oraz osób powracających na rynek pracy.

CV CELOWE stosujemy w przypadku posiadania jasno sprecyzowanego celu zawodowego. Zadaniem życiorysu celowego jest przekonanie pracodawcy, że posiadamy predyspozycje, które w istotny sposób pomogą nam sprostać obowiązkom na danym stanowisku. CV takie musi zawierać jasne określenie celu oraz listę umiejętności przydatnych z punktu widzenia pracodawcy. Przedstaw listę osiągnięć uwiarygodniających Twoją kandydaturę. Istotne jest by skupić się przede wszystkim na wybranej przez nas dziedzinie, pomijając inne mniej ważne w tym konkretnym przypadku.

Pomimo, iż nie ma jednego obowiązującego Curriculum Vitae, można podać te punkty CV, które pojawiają się niemal w każdym dokumencie tego typu:

  • dane osobowe: imię, nazwisko, adres, numer telefonu, e-mail itp.;
  • wykształcenie: podaj nazwę szkoły średniej i wyższej, uzyskane stopnie, dane na temat ukończonych kursów, szkoleń; pamiętaj o nagrodach, wyróżnieniach, stypendiach naukowych, udziale w seminariach, ewentualnie wysokiej średniej ocen; dane podajemy w odwrotnym porządku chronologicznym;
  • doświadczenia zawodowe zapisywane także w odwrotnym porządku chronologicznym: podaj pełna nazwę i adres przedsiębiorstwa, w którym pracowałeś/aś (pracujesz); ważny jest zakres pełnionych przez Ciebie obowiązków, rozległość kompetencji w zakresie podejmowanych decyzji, gdyż pozwoli to przyszłemu pracodawcy dobrze poznać Twoją pozycję w firmie;
  • doświadczenia: opisz Twoją działalność pozauczelnianą, organizacje studenckie, stowarzyszenia, kluby sportowe etc., w których byłeś/aś aktywny/a; napisz, co w nich robiłeś/łaś, podkreśl swoje osiągnięcia; pracodawców interesuje Twoja postawa podczas studiów, angażowanie się w działalność organizacji, umiejętność łączenia nauki z zajęciami pozaszkolnymi;
  • przebyte kursy, szkolenia: są dowodem Twojej aktywnej postawy, zdobywasz kwalifikacje ponad to, czego wymagają od Ciebie na uczelni;
  • znajomość języków obcych: koniecznie określ stopień ich opanowania;
  • obsługa komputera: tu także należy sprecyzować swoje kompetencje (czy aby na pewno doskonale znasz cały MS Office);
  • zainteresowania: podaj, czym się interesujesz, gdyż świadczy to o typie Twojej osobowości; nie ograniczaj się do prostego wymienienia hobby, ale dodaj szczegóły, które pokażą Twoje zaangażowanie, np.: „koszykówka – od 3 lat członek drużyny koszykarskiej”;
  • referencje: najlepiej posłużyć się sprawną formułą : Referencje dostępne na życzenie.

Ważny jest również wygląd dokumentu. CV musi robić dobre wrażenie na pierwszy rzut oka, dlatego zadbaj o szatę graficzną: układ strony, krój czcionki, podkreślenie najistotniejszych elementów. Informacje muszą być rzetelne i zwięzłe, a ich forma jasna i czytelna. Dlatego też CV najlepiej pisać w formie punktów. Dokumenty mało przejrzyste są często wyrzucane do kosza. Do gotowego CV należy dołączyć aktualne zdjęcie (dobrej jakości) oraz adnotację pozwalającą na przetwarzanie danych osobowych.

Fotografia, która jest wymagana przez większość pracodawców, powinna znajdować się w górnym prawym rogu, może być doczepiona zszywaczem, bądź w przypadku aplikacji drogą elektroniczną – zeskanowana.

Zgodę na przetwarzanie danych osobowych kandydata powinno się umieścić na końcu dokumentu, najlepiej mniejszą czcionką. Jest ona niezbędna, aby przejść do następnego etapu rekrutacji, a najczęściej występuje w brzmieniu: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w mojej ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawa z dn. 29.08.97 roku o Ochronie Danych Osobowych Dz. Ust. nr 133 poz. 883)”.

Krok trzeci: Rozmowa kwalifikacyjna, czyli w cztery oczy z pracodawcą

Gratulujemy! Pokonałeś pierwszą przeszkodę i zostałeś zaproszony na rozmowę kwalifikacyjną. Dobra robota, ale nie osiadaj na laurach, bo jesteś tylko jednym z zaproszonych kandydatów, a przed Tobą jeszcze trochę pracy do wykonania.

Przygotuj się!

Im więcej wiesz na temat firmy, do której się udajesz, tym większe szanse, że przekonasz prowadzącego rozmowę, że jesteś rzeczywiście zainteresowany pracą w firmie. Jeżeli chcesz zabłysnąć wiedzą, spróbuj (wykorzystując prasę, Internet, foldery firmowe) znaleźć odpowiedzi na następujące pytania:

  • Jaki jest charakter działalności firmy, tzn. czym się ona zajmuje lub co produkuje?
  • Ilu zatrudnia pracowników?
  • Od kiedy firma istnieje na rynku, jaką ma pozycję, jaka jest jej konkurencja?
  • Jaka jest struktura organizacyjna firmy?
  • Jak wygląda polityka personalna?
  • Brak zainteresowania Twoim ewentualnym pracodawcą nie świadczy o Tobie dobrze.

Następnie przygotuj się do rozmowy, powtarzając jeszcze raz ważne informacje dotyczące swojego życia zawodowego. Może się bowiem zdarzyć, że w sytuacji stresu spowodowanego rozmową, zapomnisz jakieś istotne fakty, które powinieneś podać pracodawcy.

Pomyśl, co jesteś w stanie zaoferować firmie. Jakie Twoje umiejętności będą mogli wykorzystać? Chcesz zdobyć pracę w dziale promocji? Wiesz, że firma do tej pory nie organizowała imprez firmowych, a Ty masz w tym doświadczenie. Wspomnij o tym podczas rozmowy, opowiedz o efektach, jakie przyniosły, podaj konkrety. Być może pracodawca tego nie wykorzysta, ale na pewno doceni Twoją inicjatywę.

Poćwicz odpowiedzi. Oczywiście, nie możesz przewidzieć wszystkich pytań, jakie pojawią się w trakcie rozmowy, ale znakomita większość bywa podobna. Zastanów się odpowiednio wcześnie, jak odpowiedzieć na te pytania.

Sprawdź, ile czasu zajmie Ci podróż na miejsce rozmowy kwalifikacyjnej, dodaj 20 minut – gdy wpadniesz spóźniony i spocony po biegu, nie zrobisz dobrego wrażenia. Gdy na rozmowę kwalifikacyjną wybierasz się samochodem, wcześniej zapytaj o miejsca parkingowe, dowiedz się, gdzie najlepiej parkować.

Przygotuj strój na rozmowę. Na wszelki wypadek przygotuj kilka wersji ubioru, w zależności od pogody… i humoru. Jak się ubrać na rozmowę? Klasycznie. Załóż to, co zwykle nosi ktoś, kto wykonuje dany zawód. Sekretarka szefa reprezentuje przedsiębiorstwo i nie może się ubrać tak, jak np.: grafik w agencji reklamowej; również nie zawsze stosowne są dżinsy i tenisówki, nawet wtedy, gdy sobie myślisz: „Chcieli przecież specjalistę do przetwarzania danych, a nie modela (modelkę)”.

Tak więc wykreuj pozytywne wrażenie o sobie. Ponadto zwróć uwagę na następujące sprawy:

  • odpowiednia biżuteria – lepiej mniej niż więcej; pierścionki, bransoletki, łańcuszki czy takie ozdoby jak tygrysie zęby lub wisiorek – żyletka na szyi, przydadzą się w innych okolicznościach; w czasie rozmowy wywołują nieodpowiednie wrażenie;
  • makijaż powinien być dyskretny, oszczędnie z perfumami! – sprawa czystości jest oczywista.
  • Koniecznie zapamiętaj imię i nazwisko osoby, z którą jesteś umówiony – Kalska, Kowalska, a może Kowalewska – nie ma nic gorszego niż kandydat do pracy, który nie pamięta osoby, z którą się umówił. Zapamiętaj także, jakie zajmuje stanowisko.

W dniu rozmowy

Bądź pięć minut przed czasem. Nie więcej, aby nie stresować osoby, z którą jesteś umówiony. Ci, którzy często miewają spotkania, wiedzą, jak złe wrażenie robi zbyt gorliwy klient, który pojawia się 15 minut przed czasem. A rekrutującego przed rozmową denerwować nie warto.

Ustalono, że 90% swoich opinii na temat innych większość ludzi wyrabia sobie w ciągu pierwszej półtorej minuty rozmowy. W tym przypadku, jak rzadko kiedy, prawdziwe jest powiedzenie: „Jak nas widzą, tak nas piszą”. Oznacza to, że rozmowy kwalifikacyjne nie sprowadzają się tylko do tego, co powiesz. Olbrzymie znaczenie ma też fakt, jakie wywrzesz ogólne wrażenie. Wyraźnie przedstaw się i przywitaj. Podaj rękę (rękę zwykle wyciąga rekrutujący, bo on jest gospodarzem). Ważne jak podajesz rękę – niech będzie to zdecydowany ruch i mocny uścisk. Ściskanie opuszków palców, czy przeciekający przez palce uścisk świadczy o niezdecydowaniu.

Zapytaj, czy możesz usiąść. Wybierając miejsce do siedzenia, dostarczasz osobie rekrutującej sporo informacji o sobie. Jeżeli usiądziesz obok gospodarza, to oznacza, że jesteś nastawiony na współpracę, traktujesz go jak partnera. Miejsce naprzeciw świadczy o rywalizacji, mówi, że właśnie gotujesz się do bitwy. Usiądź wygodnie, nie przesadzaj jednak z wyciągniętymi nogami czy zbyt luźną pozycją. Kiedy konsultant zadaje pytanie, przechyl ciało w jego kierunku, kiedy odpowiadasz, możesz się lekko odsunąć. Staraj się nie pokazywać braku kontroli emocjonalnej. W tym celu postaraj się, aby nie trzęsły Ci się ręce, nie wycieraj ich o spodnie, nie baw się kluczami, staraj się nie dotykać swoich włosów, twarzy, brody itp.

Pracodawcy zadają czasem trudne pytania – albo robią to celowo, by zorientować się, jak sobie z nimi poradzisz, albo nieświadomie, ponieważ sami niezbyt dobrze znają się na sztuce prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej. Jeżeli tak się zdarzy, zachowaj spokój i nie wpadaj w panikę – gdy jesteś przygotowany, dasz sobie radę.

Pytania, jakie może zadać podchwytliwy pracodawca:

  • Czy wie Pan/Pani coś o naszej firmie?
  • Czy mógłby Pan/Pani coś o sobie opowiedzieć?
  • Dlaczego chciałby Pan/Pani pracować na tym stanowisku?
  • Dlaczego powinniśmy Pana/Panią zatrudnić?
  • Jakie są Pana/Pani mocne, a jakie słabe strony?
  • Na czym polega Pana/Pani obecne zajęcie?
  • Co mówiła rodzina na temat Pana/Pani planów zawodowych?
  • Proszę wymienić 3 osoby, które Pan/Pani podziwia i uzasadnić, dlaczego?
  • Jakie dotychczas osiągnięte sukcesy uważa Pan/Pani za największe?
  • Jaki był Pana/Pani największy błąd w życiu?Czego i od kogo, z grona przełożonych i współpracowników nauczył się Pan/Pani w swoim życiu najwięcej?
  • Czego oczekuje Pan/Pani po pracy akurat w naszej firmie?
  • Dlaczego sądzi Pan/Pani, że jest odpowiednim kandydatem do oferowanej przez nas pracy?
  • W jakim punkcie kariery chciałby się Pan/Pani znaleźć za pięć lat?
  • W jakim wieku, według Pana/Pani, następuje decydujący przełom w karierze zawodowej?
  • Jak, według Pana/Pani, jest Pan/Pani oceniany przez innych?
  • Jakie cechy przełożonych sprawiłyby Panu/Pani największe trudności?
  • Co rozumie Pan/Pani przez pojęcie „kierownictwo”? Proszę zdefiniować to pojęcie.
  • Jakich planów i założeń nie udało się Panu/Pani osiągnąć?
  • Czy chętnie Pan/Pani podróżuje, czy raczej woli Pan/Pani spędzać swój wolny czas w domu?
  • Jakie ma Pan/Pani hobby? Czy mógłby Pan/Pani prowadzić fachową rozmowę z ekspertem w tej dziedzinie?
  • Czy uprawia Pan/Pani sport? Jeśli tak, to jaki?
  • Co w pracy zawodowej wykonuje Pan/Pani chętnie, a czego nie i dlaczego?
  • Co jest dla Pana/Pani ważniejsze: zadowolenie z pracy czy awans?
  • O jakim wynagrodzeniu Pan/Pani myśli? Jakie jest Pana/Pani wyobrażenie o przyszłych dochodach?
  • Co w ciągu ostatnich dwunastu miesięcy uczynił Pan/Pani w celu podwyższenia kwalifikacji zawodowych?

Pytania dla studentów i absolwentów:

  • Gdzie Pan/Pani studiował i dlaczego wybrał Pan/Pani właśnie tę uczelnię?
  • Co zdecydowało o wyborze przez Pana/Panią takiego, a nie innego kierunku studiów?
  • Które przedmioty w trakcie nauki w szkole wyższej szczególnie Pana/Panią interesowały i dlaczego?
  • Których przedmiotów nie lubił Pan/Pani i dlaczego?
  • Który ze zdawanych egzaminów był dla Pana/Pani najtrudniejszy?
  • Czy szkoła wyższa dobrze przygotowała Pana/Panią do pracy zawodowej?
  • Czy mając możliwość ponownego rozpoczęcia studiów, wybrałby Pan/Pani ten sam kierunek?
  • Czy pracował Pan/Pani zarobkowo podczas studiów? Jeżeli tak, to gdzie i jak długo?
  • Jaką miał Pan/Pani średnią ocen w szkole średniej?
  • Gdzie odbywał Pan/Pani praktyki w czasie studiów? W jakiej firmie, dziale, jak długo one trwały?
  • Jaki był temat Pana/Pani pracy magisterskiej?
  • Dlaczego wybrał Pan/Pani taki temat pracy dyplomowej?
  • Czy w trakcie studiów brał Pan/Pani udział w pracach koła naukowego lub jakiejś organizacji studenckiej?
  • Czy zamierza Pan/Pani uzupełnić wykształcenie? W jakiej formie?
  • Co z tego, czego nauczył się Pan/Pani na studiach, przyda się Panu/Pani w pracy?
  • Czy uważa Pan/Pani, że pierwsi pracodawcy powinni brać pod uwagę oceny ze studiów podczas przyjmowania absolwenta do pracy?

Rozmowa nie jest przesłuchaniem, ale dialogiem dwóch stron, więc w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej masz prawo również zadać swoje pytania. Uzyskane w efekcie tego odpowiedzi będą stanowiły dla ciebie podstawę świadomej decyzji o podjęciu tej pracy.

Pytania dla pracodawcy:

  • Czy może mi Pan/Pani podać zakres zadań i obowiązków na proponowanym stanowisku?
  • Jakie szanse rozwoju kariery zawodowej istnieją dla mnie w Państwa firmie?
  • Czy wolno mi zobaczyć przyszłe miejsce pracy i jego wyposażenie?
  • Czy może Pan/Pani przedstawić schemat organizacyjny firmy, na podstawie którego będę mógł się zorientować, kto będzie moim przełożonym, a kto współpracownikiem?
  • Dlaczego stanowisko, o które się ubiegam, jest wolne?
  • Najważniejsze, co powinieneś zrobić podczas rozmowy kwalifikacyjnej, to pokazać siebie. Jeśli zagrasz kogoś innego, możesz w nagrodę otrzymać pracę zupełnie nieodpowiadającą Twojej osobowości. Traktuj rozmowę jako przygodę i źródło stałych doświadczeń.

Życzymy powodzenia!